Tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä käsitteitä

Tietosuoja on jokaisen yksilön perusoikeus. Sen tarkoituksena on turvata yksilön oikeuksien ja vapauksien toteutuminen henkilötietojen käsittelyssä.
Tietoturva on yksi keino toteuttaa tietosuojaa. Sen tarkoituksena on suojata tietoaineistot ja tietojärjestelmät, eli varmistaa ja ylläpitää tiedon saatavuus, luottamuksellisuus ja eheys. 
Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joista henkilö voidaan kohtuullisella vaivalla tunnistaa (esimerkiksi puhelinnumero, henkilötunnus, sähköpostiosoite, arvosanatieto). Huom. Etunimi yksistään ei ole henkilötieto, mutta yhdistettynä muihin tietoihin siitä muodostuu henkilötieto. Kulkurissa henkilötietoja voi olla tallennettuna Canvasissa, FuturalEdussa, Asiossa (vanha oppilashallintojärjestelmä) Microsoft 365 ja Google Workspace for Education -palveluissa sekä paperilla.
GDPR (General Data Protection Regulation) on EU:n yleinen tietosuoja-asetus, jota sovelletaan EU-maiden tietosuojalainsäädännössä. Lakia on alettu soveltamaan EU-maissa keväästä 2018 lähtien.  
Rekisterinpitäjäksi kutsutaan tahoa, joka määrittelee, mihin tarkoitukseen ja miten henkilötietoja käsitellään. Kulkurin rekisterinpitäjä on Kansanvalistusseura sr.

Tietoturvan ja tietosuojan hallintamalli Kvs-säätiössä

Tietosuoja ja yksilön oikeudet ovat toimintamme keskeisiä arvoja, ja noudatamme henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa lainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja Suomessa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (tietosuojalaki 1050/2018). Pyrimme kaikessa toiminnassamme mahdollistamaan tietosuojan ja -turvan toteutumisen parhaalla mahdollisella tavalla. Jos huomaamme epäkohtia tai kehittämiskohteita, otamme ne puheeksi viipymättä. 

Etäkoulu Kulkurin tietosuojaseloste löytyy osoitteesta: https://www.kulkurikoulu.fi/etakoulu-kulkurin-tietosuojaseloste/

Kvs-säätiössä tietoturvakysymyksistä vastaa teknologia-asiantuntija Markus Kitola. Tietosuoja-asioista vastaa talous- ja hallintopäällikkö Päivi Pirkkalainen. Koulunjohtaja Ulla Harmaala (vt. 30.6.2025 saakka) vastaa Etäkoulu Kulkurin toiminnasta kokonaisuutena. On hyvä muistaa, että asioiden ennaltaehkäisy on parasta tietoturvaa. Jos jotakin kuitenkin sattuu, nopea reagointi pelastaa paljon: laita välittömästi viesti Markukselle ja lisää Päivi ja Tuija cc:ksi viestiin. Laita myös viesti Tietoturvapoikkeamista ilmoittaminen -tiimiin Teamsissa. Löydät tiimin keskustelualueelta kiinnitetyn viestin, jossa on ohjeet tietoturvapoikkeamien raportoinnista.

Opettaja, näin varmistat tietoturvan ja tietosuojan toteutumisen

Älä luovuta käyttäjätunnuksia, salasanojasi tai käyttöoikeuksia kenellekään. 
Huolehdi, että salasanasi täyttää Kvs-säätiön ajantasaiset vaatimukset: 
Käytä kvs.fi- ja kulkurikoulu.fi-sähköpostiosoitteitasi vain työhön liittyviin asioihin.  
Käytä tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn vain Kulkurin opettajien käytössä olevia, salasanasuojattuja palveluita (Canvas, FuturalEdu, Microsoft O365, Google Workspace for Education). Älä käytä oppilasasioissa esimerkiksi WhatsAppia. Älä tallenna henkilötietoja omalle tietokoneelle tai muistitikulle, henkilökohtaiseen Google Driveen, Dropboxiin tms. Tilapäinen tallennus omalle koneelle on sallittua, jos se on välttämätöntä arviointia varten.
Jos lataat oppilaan työn omalle koneelle arviointia varten, poista se välittömästi arvioinnin jälkeen.
Käsittele vain sellaisia (oppilas)tietoja, joita tarvitset työssäsi. Vaikka pääset eri järjestelmien kautta käsiksi monenlaisiin tietoihin, älä turhaan selaile tai lue tietoja, joita et tarvitse, esimerkiksi oppilaiden tietokortteja. 
Tuhoa paperilla olevat henkilötiedot (esimerkiksi oppilaiden nimet/arvosanat/muistiinpanot) polttamalla tai silppuamalla ne huolellisesti. 
Muista, että oppilas/huoltaja voi koska tahansa pyytää nähtäväkseen kaikki oppilaasta kirjatut tiedot (Canvas, Teams, sähköposti jne.). Kun kirjaat asioita oppilaasta, ole tarkka sananvalinnoissasi ja kirjaa vain työn kannalta oleelliset tiedot. 
Opettajat viestivät huoltajille pääsääntöisesti Canvas-viestein. Jos viestit useammalla huoltajalle, rastita Canvasissa "Lähetä yksilöllinen viesti jokaiselle vastaanottajalle". Jos sinulla on tarve viestiä useammalle huoltajalle sähköpostitse, kirjoita osoitteet piilokopio-kenttään (bcc). 
Älä kirjoita oppilaan nimeä sähköpostin otsikkokenttään, vaan otsikoi viestisi esimerkiksi “Kysymys oppilaan suorituksesta”. Tämä ohje koskee sekä organisaation sisäisiä että ulkoisille tahoille (esim. huoltajat) lähetettäviä sähköpostiviestejä.
Varmista työskennellessäsi, etteivät muut näe käsittelemiäsi tietoja. Lukitse tietokone aina kun et ole sen äärellä. 
Jos teet Kulkuri-työtä julkisessa tilassa (esimerkiksi kahvilassa, kirjastossa, junassa tai oppilaitoksessa), jaa nettiyhteys aina omasta puhelimestasi. Varmista, että puhelimesta jakamasi verkko on salattu ja siinä on riittävän vahva salasana (ohjeistuksena voit käyttää esimerkiksi ylempänä kerrottuja Kvs-säätiön salasanavaatimuksia). Käytä julkisissa paikoissa tietokoneesi näytöllä tietosuojakalvoa tai varmista muulla tavoin, etteivät muut näe ruudullasi olevaa sisältöä, esim. salasanoja tai oppilastietoja.  
Kun puhut työpuheluita, huomioi, että kuuloetäisyydellä ei ole sivullisia ihmisiä.  
Jos käytät opetuksessasi avoimesti internetissä olevia työkaluja (esim. ajanvaraustyökalut, visailu- ja pelisivustot), ohjeista oppilaita nimimerkin tai pelkän etunimen käyttöön. Jos kurssilla on samannimisiä oppilaita, sukunimen alkukirjainta voi käyttää. 
Opettajien ei pääsääntöisesti ole tarve tallentaa Kulkurissa tilaisuuksia, joissa on oppilaita/huoltajia. Jos kuitenkin tallennat tilaisuuden, informoi siitä osallistujia etukäteen. Ohjeista, miten kameran ja mikrofonin saa suljettua ja miten oman nimen voi muuttaa, ettei se päädy tallenteelle (Huom. Nimen muuttaminen on mahdollista vain Zoomissa, ei Teamsissa). Kerro, missä tallenne julkaistaan ja kuinka kauan sitä säilytetään.

Seuraavalta sivulta löydät tämän luvun tarkistuslistan.